Eine Agentur hat oftmals dasselbe Problem: Man arbeitet an mehreren Projekten gleichzeitig. Entsprechend haben wir früh erkannt, dass Agile Methoden helfen können, dieses Problem effizient zu meistern.
Lesen Sie hier wie wir dieses Problem angehen. Dabei spielt es keine Rolle ob Sie eine Marketing- oder eine Web-Agentur sind.
Das Problem mit verschiedenen Projekten
Kontextwechsel sind böse. Sie sind ineffizient. Im Grunde genommen sind das die Wechsel von Aufgaben, die mit dem allseits beliebten Multitasking einhergehen. Ich arbeite also im Moment an dem Redesign der Webseite von Muster GmbH, kurz darauf hin an dem Logo der App für die Bäckerei von Peter Muster.
Das Problem ist offensichtlich: Es geht Zeit beim Wechsel verloren. Sobald ich zum Logo-Design wechsle, muss ich mich infolgedessen sofort in ein neues Projekt reindenken. Dessen ungeachtet kann man argumentieren, dass diese paar Sekunden nicht gross ins Gewicht fallen. Stimmt, demgegenüber kann man jedoch auch argumentieren, dass sich das im Verlauf des Tages oder der Woche aufsummiert.
Was sind Agile Methoden?
Dabei handelt es sich um einen anderen Ansatz zur Organisation von Projekten, oftmals in der Software-Entwicklung benutzt. Wir sind der Meinung das sich dies auch ideal für den Agentur-Alltag eignet.
Ganz grob gesagt, geht es darum die Arbeit in Zyklen zu unterteilen. Innerhalb dieser Zyklen werden Aufgaben abgearbeitet. Deshalb müssen auch die Projekte in viele kleinere Stücke unterteilt werden. Das bedeutet beispielsweise, dass der Redesign einer Webseite in sehr viele kleinere Häppchen unterteilt wird:
- Designen des Navigationsbereichs
- Umgestaltung der Startseite
- Umgestaltung des Kontaktformulars
Es gibt verschiedene Versionen und Umsetzungen dieser agilen Methoden. Toyota beispielsweise hat das Kanban-System entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine Agile Methode, welche verschiedene Schwierigkeiten in der Herstellung von Autos löst.
EIn Zyklus dauert bei uns exakt 1 Woche. Dabei startet er am Montag und endet am Samstag Abend.
Ein weiteres beliebtes Werkzeug für Agiles Vorgehen ist Scrum. Scrum eignet sich hervorragend für die Software-Entwicklung. Demgegenüber ist es jedoch relativ strikt in der Rollenverteilung und dem Vorgehen. Aufgrund dessen lohnt es sich nur bei Projekten ab einer bestimmten Grösse. Folglich betrachten wir es für den Agentur-Alltag als nur bedingt geeignet.
Unsere Version von Agiler Methode
Mittlerweile hat sich bei uns ein Mittelweg bewährt.
Bei uns wird jede Aufgabe die anfällt, sei es das Beantworten von Kunden-Fragen bis hin zu Updates an Webseiten als Aufgabe aufgenommen. Dafür benutzen wir ein Tool namens Wunderlist, welches sich für agile Prozesse oftmals bewährt hat.
Jede Aufgabe wird zu Beginn des Zyklus jemandem zugewiesen. Dabei können umfangreichere Aufgaben auch Unter-Tasks haben, wie hier ersichtlich.
Ebenejenes Wunderlist ist unser Leitfaden, alles muss darüber laufen. Wir versuchen E-Mail Anfragen à la „Kannst du mal schnell …“ zu minimieren.
Bei uns funktioniert das Ganze so:
- Wir arbeiten strikt in Zyklen welche exakt 1 Arbeitswoche dauern.
- Zu Beginn der Phase planen wir, welche Aufgaben wir diese Woche angehen.
- Es passiert oft, dass der Kunde nach Anfang der Woche mit wichtige Anforderungen kommt. Entsprechend planen wir diese dann für den nächsten Zyklus.
- Ist der Zyklus beendet, jedoch Aufgaben noch übrig, werden Sie in den nächsten Zyklus genommen.
Hier noch ein Bild aus dem Trello-Board das automatisch mit Wunderlist synchronisiert wird.
Hier zu sehen das Tool welches wir für die Aufgabenteilung verwenden. In der linken Spalte sind sämtliche noch offenen Aufgaben zu sehen. Darauf folgend in der mittleren Spalte die Aufgaben die für diese Woche geplant sind. Anschliessend die Aufgaben welche diese Woche bereits fertiggestellt wurden.
Fazit
Abschliessend lässt sich sagen, das wir unsere Prozesse stets weiterentwickeln müssen. Stetiges Verbessern gehört dazu und ist wichtig, denn wir müssen eine hohe Effizienz gewährleisten. Ansonsten verliert man die preisliche Relevanz.